鍵管理システム | 株式会社ネオス
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賃貸管理会社向け
鍵管理システム

Key management system

多くの鍵を複数の人が管理「鍵=リスク」

お預かりした膨大な数の「鍵」。
それはリスクと紙一重。

管理戸数が1,000戸以上になるとオーナーからお預かりする数も1,000個以上。
貸し出しするだけでも大変な作業です。
よりハイレベルな管理を望むお客様の声から生まれたリスクヘッジを考慮した鍵管理システムです。

複数の鍵を複数の人が出し入れするリスク

Risk

賃貸管理会社で頻繁に起こる
「鍵」貸し出しのトラブル

心当たりはありませんか?

  • 机の引出しをあけるとどこの物件のものかわからない鍵がある。
  • 部屋別の鍵のメーカー・型番がすぐにわからない。
  • 交換前のカギかどうかわからないことがある。
  • 間違った鍵を渡してしまい、社員が急いで現地に行ったことがある。
  • 問合せがあった時に鍵が貸出し中かどうかすぐに言えないことがある。
  • 鍵を探すのに5分以上かかることがある。
  • 貸出した鍵のうち、戻ってきていない鍵がある。
  • 鍵が無くなっても確認する手段がない。
  • 鍵を貸した人の履歴を追えない。
  • カギ管理の担当者が休むと業務が止まる。
  • どこにあるのか全部教えるのが大変なのでベテラン社員がやっている。

鍵管理担当者の悩みは小さい事かもしれないけど
不正使用のリスクや信用問題など、
会社にとっては大問題

NEOS の鍵管理システムは
『鍵』貸し出しの様々なミス、悩み、リスクを減らし、
安心で、効率的な業務をサポートします。

鍵管理のミスが招いている大きなリスク

Case

Case1:仲介業者への貸し出し
~シリンダ交換情報管理が出来ていなかった!~

  • 物件内覧の申込時に、仲介業者にシリンダ交換前の鍵を渡してしまい鍵が開かず部屋に入れなかった。
  • 慌てて担当者が正しい鍵を持って現場へ急行!仲介業者と入居希望のお客様を待たせてしまった。
  • お客様はがっかりし、内覧はキャンセルされそのまま別の物件に行ってしまった。

無駄な人件費の増加・見込み顧客の流出

仲介業者や入居希望のお客様からの信用を失い、成約の機会も損失。
担当者が現場へ行く時間や待ち時間で、無駄な人件費の増加。

シリンダ交換情報の管理で鍵の貸し出し間違いを防ぐ!

仲介業者にスムーズで確実な鍵の貸し出しが行える。
担当者の無駄な人件費の増加を防ぎ、仲介業者の担当者も安心して対応できる。

Case2:工事会社への貸し出し
~貸し出し予定を管理出来ていなかった!~

  • 管理物件の工事日に情報の行き違いで別の担当者が鍵を持って出てしまった。
  • 別の担当者が慌てて現場に鍵を持っていく!!
  • 鍵の到着を待つ間工事予定の複数人が現場で待機。その間全ての仕事がストップ…。

工事作業の遅延、無駄な人件費の増加

工事担当者からの信用を失い、作業も遅延。
現場作業員、担当者、鍵を届ける担当者の無駄な人件費の増加。

貸出予定情報を管理する事で鍵貸し出しのバッティングを防ぐ!

スムーズで確実な鍵貸し出しのスケジュール管理が行える。
担当者や作業担当者の無駄な人件費の増加を防ぐ。

Case3:担当者不在時の貸し出し
~鍵貸し出しに関して属人性が高くコストがかかっていた!~

  • 内覧等で鍵を出す際に、鍵管理担当者が不在…。
  • 必要書類の場所や書類のルール等、担当外で不明な情報、事務作業が多く時間を取られ、作業ミスがおきる。
  • 後日、担当者と『返却予定』などの引継ぎ作業が必要。

業務属人性による無駄な人件費の増加!鍵紛失のリスクの増加!

慣れない書類作業で時間がかかる。
代理担当者による鍵貸し出しの書類不備等で貸し出し状況が把握できない。
鍵管理担当者、代理担当者間の引継に時間がかかる。

システムの導入による業務標準化で無駄な作業の削減!

誰にでも簡単に貸出/返却の操作、帳票出力が行えるため、
ミスが無くなり、担当者が不在でもスムーズに対応出来る。
鍵の返却日や、貸し出し先等、情報が整理され鍵紛失のリスクを防ぐ。
引継等の作業も無くなり鍵貸し出しの作業効率が上がる。

SEがオススメする4つのポイント

System Engineer Recommended

Point1
預かり証等の書式もカンタン出力!
Point2
鍵情報(メーカー・交換方式等)も一元管理!
Point3
建物・部屋・鍵・所有者・貸出履歴や貸出/返却予定を一元管理
Point4
シッカリ管理している会社が少ないからオーナーへ差別化PR!

主な機能

Function

  • 鍵を管理している物件、鍵のメーカー、種類、鍵交換方式等、鍵にかかわる情報を一元管理できます。
  • 部屋別の貸出状況管理ができます。
    貸出履歴で現在の鍵の状態を登録/変更/確認します。
  • 鍵の返却状況管理ができます。
  • 鍵預かり証、紛失・追加交付届などの発行ができます。

ご利用料金

Pridce

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